Das Interview
Die Insel Gruppe bildet zusammen mit dem Universitätsspital Inselspital Bern, dem Berner Reha Zentrum und den drei Landspitälern Aarberg, Belp und Riggisberg eines der grössten medizinischen Vollversorgungssysteme der Schweiz - von der Spitzenmedizin bis zur Grundversorgung. Im Jahr 2021 hat sich die Insel Gruppe nach der entsprechenden Ausschreibung für unsere Softwarelösung zur Leistungserfassung IBI-care entschieden. Unser Interviewpartner Marcel Reinhard ist als Leiter Ertragsmanagement in der Direktion Management Services der Insel Gruppe tätig.
IBITECH: Was waren für die Insel Gruppe die wichtigsten Faktoren für den Entscheid, IBI-care als spezialisiertes Leistungserfassungssystem einzusetzen?
Herr Reinhard: Unser neues Klinikinformationssystem EPIC bietet kein Leistungserfassungsmodul an, welches die komplexen Schweizer Tarifstrukturen abbildet. Aus diesem Grund haben wir ein Expertensystem gesucht, das sich in unser Klinikinformationssystem integrieren lässt und zudem als Expertentool für die Leistungserfassung eine effiziente, vollständige und komfortable Erfassung unterstützt.
IBITECH: Die Einführung eines Leistungserfassungssystems betrifft sehr viele Bereiche (alle leistungserfassenden Mitarbeitenden wie Ärzte, Pflege und auch die Bereiche Finanzen und Administration). Wie ist die Einführung von IBI-care verlaufen?
"Hervorragende Arbeiten des ganzen Projektteams"
Herr Reinhard: Erfreulicherweise ist die Einführung sehr ruhig verlaufen. Aufgrund der hervorragenden Arbeiten des ganzen Projektteams konnte das ehrgeizige Ziel IBI-care vor der Einführung des neuen KIS in der Insel Gruppe zu etablieren, erreicht werden. Und das ohne nennenswerte Probleme!
IBITECH: Die Einführung von IBI-care tangiert auch die Informatik. IBITECH wirbt hier mit ihren ausgeprägten technischen Kompetenzen und einer kundenseitig einfachen Inbetriebnahme. Wie beurteilen Sie in dies aus Kundensicht?
Herr Reinhard: Soweit ich das aus meiner Perspektive beurteilen kann, ist diese Kompetenz absolut vorhanden. Wir hatten bei GO-LIVE keinerlei technische Probleme und bis heute keine Ausfallzeiten. Die Leistungserfassung war während dem ganzen Projekt, wie nun auch im Betrieb, jederzeit gewährleistet.
IBITECH: Für wie wichtig halten Sie Kompetenz und Know-how beim Lieferanten in Bezug auf administrative Spitalprozesse?
"Wir durften im Projekt auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von IBITECH zählen, welche die Spitallandschaft sehr gut kennen"
Herr Reinhard: Es ist sicher von Vorteil, wenn der Lieferant die Spitalprozesse und dadurch die Eigenheiten und Spezialitäten der Prozesse, aber auch die des Spitalpersonals kennt. Wir durften im Projekt auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von IBITECH zählen, welche die Spitallandschaft sehr gut kennen und somit auch in herausfordernden Augenblicken richtig reagiert haben. Das hat sicher sehr geholfen.
IBITECH: Welchen Stellenwert ordnen Sie Leistungserfassung im Spital zu?
Herr Reinhard: Mittlerweile einen sehr hohen Stellenwert. Ich arbeite nun bereits seit über 20 Jahren im Gesundheitswesen und wurde immer wieder mit dem Thema Leistungserfassung konfrontiert. Anfangs wurde die Leistungserfassung im Spital als Abfallprodukt der medizinischen Dokumentation belächelt und hatte entsprechend tiefen Stellenwert. Durch die Einführung der neuen Spitalfinanzierung hat sich das stark gewandelt. Heute sind Spitäler auf eine vollständige Leistungserfassung angewiesen, sei es für die Abrechnung, für die Kosten- und Leistungsrechnung, für die Tarifentwicklung oder für Statistiken.
IBITECH: Welche finanzielle Relevanz hat die Leistungserfassung im ambulanten Bereich?
"Ohne vollständige Leistungserfassung im ambulanten Bereich verschärft sich die aktuell prekäre finanzielle Situation in den Spitälern"
Herr Reinhard: Eine sehr grosse Relevanz. Ohne vollständige Leistungserfassung im ambulanten Bereich verschärft sich die aktuell prekäre finanzielle Situation in den Spitälern. Umso mehr, da die ambulanten Tarife die Kosten bei weitem nicht decken. Es kann sich wohl kein Spital mehr leisten, erbrachte Leistungen nicht zu fakturieren. Um die vollständige Leistungserfassung sicherzustellen, ist eine einfache und komfortable Leistungserfassungssoftware Voraussetzung. Eine mühsame, zeitaufwändige Leistungserfassung schreckt die User von der Erfassung ab, hingegen motiviert eine einfache Erfassungsmaske (welche bestenfalls gerade noch gewisse Tarifpositionen vorschlägt) die User zur vollständigen Leistungserfassung. Unsere Feedbacks aus dem Projekt zeigen, dass IBI-care bei den Anwendern sehr positive Reaktionen ausgelöst hat. Das ist gerade bei einer eher unbeliebten Aufgabe wie der Leistungserfassung keine Selbstverständlichkeit und ist eine tolle Auszeichnung für das Produkt IBI-care.
IBITECH: Im Rahmen der Einführung medizinischer Dokumentationssysteme (KIS) gibt es in Spitälern auch Ideen, die Leistungserfassung über ein KIS-System lösen zu können und kein spezialisiertes, zusätzliches System zu verwenden respektive auch keine Integration anzustreben. Welche Meinung vertreten Sie in diesem Punkt?
Herr Reinhard: Wie einleitend erläutert, hat unser neues Klinikinformationssystem kein Leistungserfassungsmodul angeboten. IBI-care ist in unserem KIS integriert, d.h. der User merkt nicht, dass er unser KIS verlässt, sondern kann ganz komfortabel Leistungen erfassen – ohne zusätzliches Login oder „abtöggeln“ von Informationen wie Fallnummer / Patient / Datum / OE etc. Vor dem Entscheid waren einige unserer Mitarbeitenden skeptisch, aus einem „integrierten“ System in eine 2-Applikationen Lösung zu gehen, eben KIS und Leistungserfassungssystem. Diese Skepsis hat sich mittlerweile komplett aufgelöst. Durch die bereits beschriebene Integrationstiefe wird von den Usern gar nicht wahrgenommen, dass die Leistungserfassung ausserhalb von EPIC stattfindet. Hinzu kommen dann eben die grossen Vorteile, die diese Spezialsoftware mit dem ebenso spezialisierten Lieferanten bietet.
IBITECH: Welche Hinweise und Ideen aus Ihrer Erfahrung können Sie Kollegen aus anderen Häusern geben, die sich mit dem Thema Weiterentwicklung Ihrer Leistungserfassung beschäftigen?
"Innerhalb der IBI-Community nehmen wir aktiv an den Erfahrungsaustäuschen mit anderen IBI-Häusern teil"
Herr Reinhard: Dieses Know-How behalten wir natürlich für uns … nein, wer sich dafür interessiert, darf sich gerne bei mir melden. An einem Erfahrungsaustausch mit anderen Häusern sind wir immer interessiert. Innerhalb der IBI-Community nehmen wir aktiv an den Erfahrungsaustäuschen mit anderen IBI-Häusern teil. Der dort erarbeitete Input dient auch zur Weiterentwicklung von IBI-care. Das ist sicher auch ein Erfolgsfaktor und ein Grund warum IBI-care bei den Usern geschätzt wird.
IBITECH: Wie beurteilen Sie IBI-care und IBITECH als Partner heute in der normalen Betriebssituation?
Herr Reinhard: Wir sind sehr zufrieden. Die "normale" Betriebssituation werden wir erst noch erreichen. Wir haben erst vor wenigen Monaten unser neues KIS eingeführt und sind auf den optimalen und zum Teil ausserordentlichen Support von IBITECH angewiesen.
IBITECH: Gibt es zusätzlich Punkte, die Sie besonders ansprechen möchten?
"Wir freuen uns, mit IBI-care die zukünftigen Herausforderungen (...) anzugehen; im Wissen, dass wir einen tollen, zuverlässigen und kompetenten Partner an der Seite haben"
Herr Reinhard: Vielen Dank für die bisher sehr gute Zusammenarbeit. Wir freuen uns, mit IBI-care die zukünftigen Herausforderungen, beispielsweise die Einführung der neuen ambulanten Tarif-Strukturen, anzugehen; im Wissen, dass wir einen tollen, zuverlässigen und kompetenten Partner an der Seite haben.
Herzlichen Dank für das angenehme Gespräch, Herr Reinhard!