Das Interview
Das Kantonsspital St.Gallen (KSSG) gilt als eines der grössten Spitäler in der Schweiz. Insgesamt werden über 6.000 Mitarbeitende im Unternehmen beschäftigt. Im Jahr 2019 hat sich das KSSG für unsere Softwarelösung zur Leistungserfassung IBI-care entschieden.
Herzlichen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen und unsere Fragen über die Einführung und den praktischen Einsatz von IBI-care sowie Leistungserfassung und -management im Allgemeinen beantworten.
IBITECH: Was waren für Sie die wichtigsten Faktoren für den Entscheid, IBI-care als spezialisiertes Leistungserfassungssystem im KSSG einzusetzen?
"In Bezug auf Leistungserfassungssysteme der Branchenleader in der Schweiz"
Herr Thurnheer: Zum einen sind Sie in Bezug auf Leistungserfassungssysteme der Branchenleader in der Schweiz und zum anderen natürlich auch Spezialist im Thema Leistungen. Die ausschliesslich guten Referenzen, welche wir erhalten haben, waren letzten Endes auch ein ausschlaggebender Punkt. Von Ihren Support-Diensten haben wir nur Gutes gehört, was wir nach der erfolgreichen Einführung selbst in Erfahrung bringen durften.
Frau Hirtl: Viele der Anforderungen an ein Leistungserfassungssystem, welche wir ausgeschrieben hatten, wurden zudem von IBI-care bereits in der Standardsoftware abgedeckt.
Herr Thurnheer: Hinzufügen möchte ich noch, dass IBI-care ausserordentlich benutzerfreundlich, modern und selbsterklärend gestaltet ist. Das ist für mich ein wichtiger Punkt, welcher uns ebenfalls überzeugt hat.
IBITECH: Das freut uns natürlich sehr. Zweite Frage: Die Einführung eines Leistungserfassungssystems betrifft ja sehr viele Bereiche (alle leistungserfassenden Mitarbeitenden wie Ärzte, Pflege und auch die Bereiche Finanzen und Administration). Wie ist die Einführung von IBI-care verlaufen?
Herr Thurnheer: Wir haben in der Vorbereitungsphase einen guten Lenkungsausschuss initiiert, auch mit Chefärzten, die in der Geschäftsleitung vertreten sind. Somit konnten wir bereits im Lenkungsausschuss Problematiken diskutieren, bevor sie in den weiteren Gremien oder in der Geschäftsleitung auf der Tagesordnung standen.
Frau Hirtl: Damit wurden schon ab der ersten Stufe des Projekts die späteren Endbenutzer der Kliniken miteinbezogen.
Herr Thurnheer: Somit haben wir strategisch mit dem Lenkungsausschuss auch kritische Stimmen direkt eingebunden. Dadurch konnten wir eine solide Grundlage schaffen, damit unsere Projektleiterin Claudia Hirtl zielorientiert arbeiten konnte.
Frau Hirtl: Während der Umsetzungsebene konnten wir aus allen Klinikbereichen Key-User gewinnen, die sich dem Projekt angenommen haben und sehr engagiert bei den Vorbereitungsarbeiten, Schulungen und Einführungen mitgeholfen haben. Nachgelagert sind dies nun auch im Betrieb unsere ersten Kontakte. Diese enge Zusammenarbeit war für die Einführung enorm wichtig.
"Sie sind wirklich eine Softwarefirma, die Ihr Wort hält und das habe ich so noch nie erleben dürfen"
Herr Thurnheer: Ich möchte an dieser Stelle auch nochmal etwas hinzufügen. Sie sind wirklich eine Softwarefirma, die Ihr Wort hält und das habe ich so noch nie erleben dürfen. Für uns ist das von enormer Wichtigkeit. Auch im Thema Performance hat sich das in der Praxis bemerkbar gemacht. Diese Eigenschaft führt zu einem grossen Vertrauen in Sie und schafft ein positives Image von Ihnen als Lieferanten. Man merkt, dass Sie sich nicht auf zwanzig Themenbereiche fokussieren, sondern auf die Leistungserfassung, und das beherrschen Sie wirklich einwandfrei.
Frau Hirtl: Auf technischer Seite muss man erwähnen, dass der Erfassungsclient sehr performant ist. Aufgrund dessen, dass wir früh mit der IBI-care V6 Version gestartet sind und nur wenige andere IBI-care Kunden bereits migriert haben, sind noch nicht alle Administratoren-Werkzeuge auf dem aktuellsten Stand. Sobald diese ebenfalls auf V6 laufen, wird auf allen Anwenderebenen vollständige Zufriedenheit herrschen, auch bei denjenigen, die IBI-care im Support betreuen.
Grundsätzlich ist das Projekt gut verlaufen, obwohl wir natürlich auch Hürden zu meistern hatten. Dadurch, dass wir den „Greenfield-Ansatz“ gewählt haben und wirklich „bei null angefangen“ haben, hatten wir in Zusammenarbeit mit den Kliniken relativ hohe Aufwände, um die gesamte Leistungserfassung neu aufzubauen. Das war projektbezogen der grösste Aufwand, hat sich aber abschliessend wirklich gelohnt, weil wir nun auf dem neusten Stand sind.
"Wenn wir doch einmal auf ein Problem gestossen sind, haben Sie agil und innovativ reagiert"
Auch die Zusammenarbeit mit IBITECH lief optimal. Wenn wir doch einmal auf ein Problem gestossen sind, haben Sie agil und innovativ reagiert. Der Austausch war auf einer äusserst guten und praxisnahen Ebene. Gemeinsam hat man immer eine Lösung gefunden, auch wenn es mal etwas mehr Zeit in Anspruch genommen hat. In einem solchen Fall konnten Sie aber stets schnelle Zwischenlösungen präsentieren, was wir sehr geschätzt haben. Da darf man wirklich allen Mitarbeitern auf Ihrer Seite ein grosses Lob aussprechen.
IBITECH: Das geben wir gerne intern weiter. Die nächste Frage ist von grundsätzlicher Natur: Für wie wichtig halten Sie Kompetenz und Know-how beim Lieferanten in Bezug auf administrative Spitalprozesse?
"Ihr spezifisches Spital-Know-how ist ausgezeichnet"
Herr Thurnheer: Aus meiner Sicht ist es von grosser Wichtigkeit, dass Sie wissen, wovon Sie reden. Gerade in grossen Firmen ist das nicht immer der Fall. Sie haben Ihre Nische im Bereich Leistungserfassung und da sind Sie der Marktführer. Diesem Image werden Sie vollkommen gerecht. Wie bereits erwähnt, halten Sie sich stets an Vereinbarungen. Ihr spezifisches Spital-Know-how ist ausgezeichnet.
Frau Hirtl: Man merkt die praktischen Ansätze und Erfahrungen im Gesundheitswesen Ihrerseits, wenn bei uns einmal ein Problem auftaucht. Wir müssen nicht zuerst das grosse Ganze erklären, sondern diskutieren direkt auf einem sehr hohen Niveau.
Herr Thurnheer: Das hängt sicherlich damit zusammen, dass Sie Mitarbeiter im Team haben, die vom Spitalbereich kommen. Da kann man Ihnen nur gratulieren, solche Leute im Projektgeschäft gefunden zu haben und halten zu können.
IBITECH: Welchen Stellenwert ordnen Sie Leistungserfassung im Spital zu?
"Einfach, kompetitiv, logisch, modern und mit möglichst wenig Aufwand"
Herr Thurnheer: Der Stellenwert ist natürlich zunächst einmal nicht der höchste. Im Spital zählt die Medizin und die Menschen. Gerade deshalb muss ein Leistungserfassungssystem einfach, kompetitiv, logisch, modern und mit möglichst wenig Aufwand verbunden sein – das alles bietet IBI-care.
IBITECH: Was ist bei Ihnen der Stellenwert im ambulanten gegenüber dem stationären Bereich?
Herr Thurnheer: Der Anteil ambulanter Patienten beträgt etwa 35 %, der Rest ist stationär. Strategisch gesehen wachsen wir nur noch ambulant. In den nächsten 10 Jahren gehen wir davon aus, jährlich 3.7 % zu wachsen.
IBITECH: Im Rahmen der Einführung medizinischer Dokumentationssysteme (KIS) gibt es in Spitälern auch Ideen, die Leistungserfassung über ein KIS-System lösen zu können und kein spezialisiertes, zusätzliches System zu verwenden respektive auch keine Integration anzustreben. Welche Meinung vertreten Sie in diesem Punkt?
"Ein KIS hat in der Leistungserfassung nichts verloren"
Herr Thurnheer: Das ist für mich keine Option, ein KIS hat in der Leistungserfassung nichts verloren. Der Fokus muss dort eine medizinische Dokumentation sein. Es geht bei uns immerhin um 200 Mio. CHF und die sollten gut abgehandelt sein. Man hat immer gedacht, dass die Leistungen ein Nebenprodukt der Dokumentation sind. Das funktioniert in keinem KIS-System, die Integration einer spezialisierten Leistungserfassung ins KIS ist der Weg. Ein KIS muss primär redundante Daten sicherstellen. Das Dokumentationssystem muss einfach sein. Daraus wird der stationäre Schweregrad abgebildet und das, was Sie machen, ist im Wesentlichen ambulant. Aus unserer Sicht sollte man das nicht miteinander vermischen.
Frau Hirtl: Eine gute, separate Leistungserfassungssoftware, die gut in ein KIS integrierbar ist und für Ärzte wenig Aufwand generiert ist wichtig.
Worauf wir stolz sind, ist die Erfassung über den Terminplaner. Mit nur einem Klick lassen sich Leistungen nach der Behandlung erfassen. IBI-care ist sehr schnell, effizient und hat auch Controlling-Möglichkeiten. Ein KIS und eine professionelle Leistungserfassung, wie wir sie jetzt haben, ergänzen sich somit optimal.
IBITECH: Kommen wir zur nächsten Frage: Die Einführung eines neuen Systems ist zu Beginn natürlich erst einmal eine grössere Investition. Wie beurteilen Sie heute die Rentabilität (ROI) der Einführung von IBI-care?
Herr Thurnheer: Die Rentabilität ist wirklich erstaunlich. Wir haben seit der Umstellung 6-8 % mehr Umsatz pro ambulantem Besuch. Natürlich hängen mit dieser Steigerung auch externe Effekte zusammen, aber sicherlich ist dies auch der Einführung vom IBI-care zu verdanken. Dadurch wurden auch interne Prozesse neu beleuchtet und optimiert.
"Innerhalb eines Jahres hatten wir bereits das Payback erreicht und die Investition war amortisiert – das ist unglaublich und besser nicht machbar"
Innerhalb eines Jahres hatten wir bereits das Payback erreicht und die Investition war amortisiert – das ist unglaublich und besser nicht machbar. Da sind sicherlich auch Prozesseffekte drin, aber aus Kostengründen sich gegen eine spezialisierte Leistungserfassung zu entscheiden, ist meines Erachtens nicht nachvollziehbar. Die Kosten sind im Verhältnis zu dem, was man durch IBI-care rausholt, sehr moderat.
IBITECH: Welche Hinweise und Ideen aus Ihrer Erfahrung können Sie Kollegen aus anderen Häusern geben, die sich mit dem Thema Weiterentwicklung Ihrer Leistungserfassung beschäftigen?
Herr Thurnheer: Mit Sicherheit sollte man – wie bereits anfangs erwähnt – Mediziner in einem Lenkungsausschuss mit an Bord nehmen. Gerade auch diejenigen, die eher kritisch gestimmt sind. Und natürlich ist eine gute Projektleitung von hoher Wichtigkeit. Ohne unsere Projektleiterin Frau Claudia Hirtl wäre die Einführung so nicht möglich gewesen. Die Akzeptanzfrage hat sich intern bei uns nie gestellt, da Ihr System so einfach gestaltet ist. Diese Verständlichkeit ist sicherlich nicht einfach zu erreichen, aber das wurde exzellent umgesetzt.
"IBI-care ist selbsterklärend, intuitiv und einfach"
Frau Hirtl: Das kann ich wirklich bestätigen, IBI-care ist selbsterklärend, intuitiv und einfach.
IBITECH: Wie beurteilen Sie IBI-care und IBITECH als Partner heute in der normalen Betriebssituation?
"Mit Performance und Stabilität haben wir bisher nie Probleme"
Frau Hirtl: Das Produkt hat die Erwartung wirklich vollends erfüllt. Mit Performance und Stabilität haben wir bisher nie Probleme. Was ich auch sehr schätze ist, dass man über Neuerungen stets diskutieren kann. Die Softwarelösung wird kontinuierlich weiterentwickelt. Unser Feedback wird dabei angenommen und fliesst auch tatsächlich in die nächste Version mit ein. Dafür muss man auch keine Jahre warten, es wird sehr zeitnah aufgenommen und es wird immer eine gemeinsame Lösung gefunden. In der Zukunft haben wir noch viele Herausforderungen vor uns, wie zum Beispiel im Rahmen des neuen KIS-Projekts. Ich freue mich, diese Aufgaben gemeinsam mit Ihnen anzugehen.
Herr Thurnheer: Dass man sich mit Ihnen kontinuierlich weiterentwickeln kann, hat uns das Kantonsspital Luzern bereits schon in der Referenzauskunft mitgeteilt. Dies können wir nur bestätigen.
IBITECH: Gibt es zusätzlich Punkte, die Sie besonders ansprechen möchten?
Herr Thurnheer: Was ich wirklich bemerkenswert finde ist, dass Sie Herr Klingert als CEO für dieses Interview hier vor Ort erscheinen. Jeder andere hätte wahrscheinlich zum Online Meeting eingeladen und Sie fahren hierfür von Basel bis nach St.Gallen. Für ein Unternehmen Ihrer Grösse ist das alles andere als selbstverständlich.
Besten Dank für Ihre Zeit und das angenehme Gespräch, Frau Hirtl und Herr Thurnheer.