Sehr geehrte Frau Hruschka, sehr geehrte Frau Fretz
Das Spital Limmattal hat sich Ende des letzten Jahres kurzfristig für die Einführung einer neuen Softwarelösung für die Leistungserfassung entschieden. Das Projekt hatte ziemlich sportliche Zielvorgaben, vom Vertragsabschluss bis hin zum Produktivstart vergingen vier Monate.
Simone Hruschka ist Leiterin Klinik Support, Frau Petra Fretz ist Leistungsmanagerin des Spital Limmattal und rapportiert direkt an Frau Hruschka.
Frau Hruschka, Frau Fretz Sie waren für die Einführung der neuen Leistungserfassung verantwortlich. Das Leistungserfassungs- und Leistungsmanagementsystem IBI-care ist nun mehrere Monate produktiv in Ihrem Hause ausgerollt und eingeführt.
Das System steht heute im Spital Limmattal rund der Hälfte der 1‘450 Mitarbeitern zur Verfügung, wird täglich von mehr als 200 Mitarbeitern genutzt und arbeitet mit ihrem ERP-System zusammen.
Wir möchten Ihnen heute einige Fragen über das Einführungsprojekt Leistungserfassung, das Produkt IBI-care bzw. den Lieferanten IBITECH AG und einige allgemeine Fragen zum Thema Leistungserfassung und Leistungsmanagement stellen:
Frage IBITECH:
Was waren die ausschlaggebenden Faktoren für den Entscheid, ein spezialisiertes Leistungserfassungssystem beim Spital Limmattal einzusetzen?
Antwort Spital Limmattal:
Im Sommer 2017 stand das Spital Limmattal vor der Entscheidung, die Änderungen des neuen TARMED 1.09 mit dem vorhandenen Leistungserfassungssystem zu gestalten oder einen anderen Weg zu bestreiten. IBI-care war bereits in Häusern im Einsatz, mit denen wir in einem ERP-Verbund stehen. Wir hatten nur positive Rückmeldungen über die Einfachheit der Parametrisierung und Anwendung für die Leistungserfasser.
Uns war bewusst, dass es eine extrem sportliche Aufgabe sein würde, ein System innert fünf Monaten neu einzuführen und den neuen TARMED einzubauen. Nach den ersten Gesprächen und Systempräsentationen waren unsere Erwartungen klar und wir sollten nicht enttäuscht werden.
Frage IBITECH:
Wie ist die Einführung von IBI-care im Vergleich zu anderen grossen Softwareprojekten verlaufen?
Antwort Spital Limmattal:
Ein Vergleich 1 zu 1 ist nicht möglich. IBI-care ist bei uns an genau zwei Systeme gekoppelt und es benötigte daher kein grosses Projektteam. Viele Empfehlungen bezüglich der Umsetzung konnten meist auf bilateralem Weg gelöst werden. Die Leistungspakete wurden nicht transferiert, sondern wir nutzten den Zeitpunkt um alles nochmals zu überarbeiten und vor allem zu vereinfachen. Alles in allem haben wir die Einführung pragmatisch, unkompliziert und äusserst rasch erlebt.
Frage IBITECH:
Für wie wichtig halten Sie Kompetenz und Knowhow bei einem Anbieter eines Leistungserfassungs- und Leistungsmanagementsystem in der Einführungs- sowie in der späteren Betriebsphase bzgl.:
- der administrativen Spitalprozesse
- im Bereich Tarife
und wie beurteilen Sie IBITECH in dieser Hinsicht?
Antwort Spital Limmattal:
Die IBITECH Projektleitung welche uns zur Seite gestellt wurde, ist eine sehr fachkompetente Person. Mit ihrem tarifarischen und auch Prozesswissen konnten alle Vorstellungen „subito“ umgesetzt werden. Die Projekttage vor Ort lieferten nicht nur wichtige Inputs, sondern wurden äusserst produktiv genutzt. Schulungen und Schnittstellenmanagement waren präzise und konnten ohne grosse Probleme durchgeführt werden.
Frage IBITECH:
Was ist die Bedeutung der Leistungserfassung in ihrer Organisation und wie beurteilen Sie diesbezüglich das Leistungserfassungs- und Leistungsmanagementsystem IBI-care sowie den Anbieter IBITECH?
Antwort Spital Limmattal:
Eine LERF muss einfach für den Erbringer sein und auch die Parametrisierung muss leicht umzusetzen sein. Was nützt es, wenn ich einfach Leistungen hinterlegen kann, aber der Erbringer durch mehrfache Klicks produktive Zeit verschwendet? Ausserdem liegt in der Leistungserfassung das Geld versteckt – zeitnah, vollständig, korrekt. Nur so kann eine Organisation liquid bleiben. IBI-care ist ein Tool, das allen Anforderungen gerecht wird – jedoch erfassen muss man immer noch selbst.
Frage IBITECH:
Im Rahmen der Einführung medizinischer Dokumentationssysteme (KIS) gibt es in manchen Spitälern die Zielvorstellung, die Leistungserfassung über das neue KIS-System abzuwickeln und dafür kein spezialisiertes Leistungserfassungs-System zu verwenden.
Welche Meinung vertreten Sie in diesem Punkt?
Antwort Spital Limmattal:
Wir sind ebenfalls in der Evaluation eines neuen KIS. Wir haben uns aber explizit für eine LERF-Lösung entschieden, welche uns unabhängig von einem KIS macht. IBI-care kann jederzeit mit jedem KIS verbunden werden und kann daher auch während der Umstellung auf ein neues KIS, als Stand-alone laufen. Die Einführung des KIS wird noch mehr Zeit in Anspruch nehmen. So sind wir mit der Leistungserfassung auf der sicheren Seite.
Frage IBITECH:
Die Einführung eines neuen Systems ist erst einmal eine Investition, wie beurteilen Sie heute die Rentabilität der Einführung von IBI-care bzw. die Auswirkungen auf die Ertragsseite?
Antwort Spital Limmattal:
Diese Frage ist zum heutigen Zeitpunkt schwer zu beurteilen. Denn was ist IBI-care und was ist TARMED. Nach dem ersten Quartal geht es an die Auswertung, und wir werden gut eruieren müssen, wieviel IBI-care uns aus dem tiefen Tal der Berset‘schen Korrektur geholt hat.
Frage IBITECH:
Wie beurteilen Sie IBI-care und IBITECH heute in der alltäglichen Betriebssituation?
Stichworte: System-Performance und Stabilität, Unterstützung durch den Lieferanten und seinen Mitarbeitern gegenüber Ihnen als Kunden?
Antwort Spital Limmattal:
Performance? Ein Wort das bei IBI-care seinen Namen verdient. Seit Einführung hatten wir keinen Systemabsturz oder Dead-log. Die automatisierten Informationsmails zeigen dem APV, wenn der Export nicht laufen sollte oder Leistungen falsch oder nicht zuzuordnen waren. Und sollte je ein Problem bestehen, ist es gelöst, bevor es der User zur Kenntnis nimmt.
Frage IBITECH:
Thema Innovation und Mitspracherecht bei Weiterentwicklung der Software, welches Gewicht haben diese Kriterien für Sie?
Antwort Spital Limmattal:
Die Masse macht‘s. Je mehr User von IBI-care ein Bedürfnis äussern, desto wichtiger ist es, dass dieses eingebaut wird. Das nennt man Kundenfreundlichkeit und Kundenbindung. Der User bestimmt, was in einer Applikation vorhanden sein muss und nicht der Programmierer. Daher Mitsprache – ein klares Ja.
Frage IBITECH:
Welche Hinweise und Ideen aus Ihrer Erfahrung können Sie Kollegen aus anderen Spitälern geben, die sich mit dem Thema Weiterentwicklung ihrer Leistungserfassung beschäftigen?
Antwort Spital Limmattal:
Es muss jedem vor Start des Projekts klar sein, welche Systeme mit IBI-care kommunizieren müssen und von welchem System Daten geliefert werden. Je klarer die Systemlandschaft, desto leichter die Einführung. Das Gleiche gilt für die Schnittstellen der Systeme. Man kann nicht erst während des Projektes auf die Suche gehen, um zu wissen, wie Material oder Personalstämme aufgebaut sind.
Sehr geehrte Frau Hruschka, sehr geehrte Frau Fretz, herzlichen Dank für dieses Interview.